Garis panduan ini disediakan untuk memberi panduan kepada warga Pejabat Kesihatan Daerah Manjung dan klinik-klinik kesihatan di daerah Manjung dalam melaksanakan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Elemen-elemen baru dalam EKSA yang diperkenalkan oleh pihak MAMPU akan dijelaskan melalui panduan ini.Garis panduan ini hanya sebagai piawaian tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan sahaja namun penggunaannya adalah tertakluk kepada kesesuaian di peringkat zon.
EKSA sebagai kesinambungan dari Amalan 5S perlu dilihat sebagai satu program yang menggalakkan semua zon di PKD Manjung agar lebih kreatif dan inovatif dalam mewujudkan persekitaran kerja yang mampu meningkatkan produktiviti serta kualiti perkhidmatan. Melalui panduan ini diharapkan dapat memantapkan lagi pengurusan persekitaran pejabat sehingga semua warga PKD Manjung dapat bekerja dalam persekitaran tempat kerja yang sistematik, selesa dan kondusif.
2. PENGENALAN EKSA
EKSA telah diperkenalkan mulai Januari 2014 sebagai inisiatif penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam oleh pihak MAMPU dengan mengambil kira keperluan bagi mengetengahkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan kondusif supaya lebih relevan kepada jabatan/agensi sektor awam. Langkah penjenamaan semula ini difikirkan sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak semasa untuk meningkatkan prestasi dan daya saing organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan warga PKD Manjung.
Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih berteraskan Amalan 5S di samping penambahan beberapa elemen baru. EKSA bukan bertujuan untuk menggantikan konsep 5S yang diamalkan sebelum ini, sebaliknya menambah baik elemen 5S tersebut dengan menyokong kepada pengwujudan persekitaran kerja yang lebih kondusif. Amalan 5S ditambah baik dengan menambah lima elemen baharu, iaitu:
• Imej korporat;
• Kreativiti dan Inovasi;
• Amalan Hijau;
• Persekitaran Kondusif; dan
• Kepelbagaian Agensi.
Objektif utama EKSA adalah untuk:
1) Meningkatkan Imej Korporat.
2) Menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi selaras dengan tuntutan pihak berkepentingan.
3) Menggalakkan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran hijau melalui pembudayaan Amalan Hijau.
4) Memperluaskan pelaksanaan di agensi kerajaan bagi mewujudkan persekitaran yang kondusif.
5) Memastikan elemen pengauditan memenuhi keperluan kepelbagaian agensi kerajaan.
3. PENJENAMAAN SEMULA AMALAN 5S SEKTOR AWAM
MAMPU telah memperkenalkan Amalan 5S Sektor Awam pada tahun 2010 melalui Panduan Amalan 5S Sektor Awam. 5S adalah istilah daripada lima perkataan Jepun iaitu seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke. Jadual di bawah menjelaskan maksud 5S secara ringkas:
- Seiri / Sisih / Sort
Definisi - Mengenalpasti barang-barang yang tidak perlu untuk disisih atau dibuang.
Contoh - Membuang sampah.
- Seiton / Susun / Set In Order
Definisi - Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas supaya mudah diambil dan disimpan di tempat asal selepas digunakan.
Contoh - Mencapai fail dalam tempoh 30 saat.
- Seiso / Sapu / Shine
Definisi - Pembersihan + pemeriksaan: Sentiasa menjaga kebersihan dengan memeriksa tempat kerja supaya tiada habuk atau kotoran di atas lantai, peralatan dan persekitaran tempat kerja.
Contoh - Tanggungjawab harian untuk pembersihan ruang dan peralatan kerja individu.
- Seiketsu / Seragam / Standardise
Definisi - Mewujudkan standard amalan yang dipatuhi oleh semua warga organisasi selain memastikan tempat kerja itu sentiasa bersih dan teratur.
Contoh - Tempat penyimpanan peralatan dan dokumen yang jelas.
- Shitsuke / Sentiasa Amal / Sustain
Definisi - Sikap + Tempat kerja berdisiplin: melatih warga organisasi untuk mengamalkan 5S secara berterusan supaya menjadi tabiat dan budaya kerja organisasi.
Contoh - Praktikkan Amalan 5S setiap hari
4. PRINSIP AMALAN 5S
4.1 Sisih
Mengasingkan dan melupuskan barang-barang yang tidak diperlukan ditempat kerja.
a. Barang yang tiada nilai dan mudah dibuang perlu dibuang segera.
b. Barang yang ada nilai tapi tidak digunakan dan tiada kegunaan masa akan datang maka dihapuskan/dijual mengikut prosedur
c. Barang yang tiada nilai tapi kos pelupusan tinggi untuk dilupuskan perlu menentukan kaedah/kos yang paling rendah.
4.2 Susun
Merangka susun atur yang efisien (kemas, mudah diambil dan disimpan semula) supaya masa pencarian dapat dipendekkan.Penyusunan barang berdasarkan kepada prinsip “Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat ada barangnya”. Susunan berpandukan kepada:
a. Menyimpan barang mengikut kategori
b. Melabel dan mengindeks nama dan nombor pada barang
c. Menyusun barang mengikut sistem First-In-First-Out (Masuk Dulu Keluar Dulu).
d. Mengatur barang supaya mudah dikesan dan boleh dicapai dalam masa 30 saat.
e. Hanya fail aktif dan bahan rujukan semasa sahaja berada di atas meja semasa bekerja, selepas digunakan fail dan barang perlu disimpan semula ke tempat asal.
4.3 Sapu
Penjagaan kebersihan dijalankan untuk memastikan ruang tempat kerja dan peralatan di dalam keadaan bersih dan tidak menjejaskan kualiti kerja.
a. Menetapkan pemilik (Person-In-Charge) bagi ruang dan mesin.
b. Memastikan aktiviti pembersihan dijalankan mengikut jadual yang telah ditetapkan.
c. Merekod dan melaporkan segala kerosakan untuk tindakan penyelenggaraan.
4.4 Seragam
Mematuhi standard persekitaran berkualiti di tempat kerja bagi memastikannya bersih dan teratur sepanjang masa dan berusaha menambahbaik standard untuk peningkatan kecekapan proses.
4.5 Sentiasa Amal
Tindakan yang diambil untuk mengekalkan semua amalan sisih, susun, sapu dan seragam serta melakukan penambahbaikan untuk mempertingkatkan amalan EKSA. Aktiviti ini termasuklah:
a. Menjalankan latihan dan perkongsian pengetahuan.
b. Menjalankan audit dalaman secara berkala.
c. Menjalankan aktiviti promosi secara berterusan.
d. Mewujudkan sistem pengiktrafan dan penghargaan kepada usaha yang ditunjukkan oleh warga PKD Manjung
e. Mengadakan program kesedaran amalan EKSA secara berterusan melalui latihan.
Definisi - Mengenalpasti barang-barang yang tidak perlu untuk disisih atau dibuang.
Contoh - Membuang sampah.
- Seiton / Susun / Set In Order
Definisi - Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas supaya mudah diambil dan disimpan di tempat asal selepas digunakan.
Contoh - Mencapai fail dalam tempoh 30 saat.
- Seiso / Sapu / Shine
Definisi - Pembersihan + pemeriksaan: Sentiasa menjaga kebersihan dengan memeriksa tempat kerja supaya tiada habuk atau kotoran di atas lantai, peralatan dan persekitaran tempat kerja.
Contoh - Tanggungjawab harian untuk pembersihan ruang dan peralatan kerja individu.
- Seiketsu / Seragam / Standardise
Definisi - Mewujudkan standard amalan yang dipatuhi oleh semua warga organisasi selain memastikan tempat kerja itu sentiasa bersih dan teratur.
Contoh - Tempat penyimpanan peralatan dan dokumen yang jelas.
- Shitsuke / Sentiasa Amal / Sustain
Definisi - Sikap + Tempat kerja berdisiplin: melatih warga organisasi untuk mengamalkan 5S secara berterusan supaya menjadi tabiat dan budaya kerja organisasi.
Contoh - Praktikkan Amalan 5S setiap hari
4. PRINSIP AMALAN 5S
4.1 Sisih
Mengasingkan dan melupuskan barang-barang yang tidak diperlukan ditempat kerja.
a. Barang yang tiada nilai dan mudah dibuang perlu dibuang segera.
b. Barang yang ada nilai tapi tidak digunakan dan tiada kegunaan masa akan datang maka dihapuskan/dijual mengikut prosedur
c. Barang yang tiada nilai tapi kos pelupusan tinggi untuk dilupuskan perlu menentukan kaedah/kos yang paling rendah.
4.2 Susun
Merangka susun atur yang efisien (kemas, mudah diambil dan disimpan semula) supaya masa pencarian dapat dipendekkan.Penyusunan barang berdasarkan kepada prinsip “Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat ada barangnya”. Susunan berpandukan kepada:
a. Menyimpan barang mengikut kategori
b. Melabel dan mengindeks nama dan nombor pada barang
c. Menyusun barang mengikut sistem First-In-First-Out (Masuk Dulu Keluar Dulu).
d. Mengatur barang supaya mudah dikesan dan boleh dicapai dalam masa 30 saat.
e. Hanya fail aktif dan bahan rujukan semasa sahaja berada di atas meja semasa bekerja, selepas digunakan fail dan barang perlu disimpan semula ke tempat asal.
4.3 Sapu
Penjagaan kebersihan dijalankan untuk memastikan ruang tempat kerja dan peralatan di dalam keadaan bersih dan tidak menjejaskan kualiti kerja.
a. Menetapkan pemilik (Person-In-Charge) bagi ruang dan mesin.
b. Memastikan aktiviti pembersihan dijalankan mengikut jadual yang telah ditetapkan.
c. Merekod dan melaporkan segala kerosakan untuk tindakan penyelenggaraan.
4.4 Seragam
Mematuhi standard persekitaran berkualiti di tempat kerja bagi memastikannya bersih dan teratur sepanjang masa dan berusaha menambahbaik standard untuk peningkatan kecekapan proses.
4.5 Sentiasa Amal
Tindakan yang diambil untuk mengekalkan semua amalan sisih, susun, sapu dan seragam serta melakukan penambahbaikan untuk mempertingkatkan amalan EKSA. Aktiviti ini termasuklah:
a. Menjalankan latihan dan perkongsian pengetahuan.
b. Menjalankan audit dalaman secara berkala.
c. Menjalankan aktiviti promosi secara berterusan.
d. Mewujudkan sistem pengiktrafan dan penghargaan kepada usaha yang ditunjukkan oleh warga PKD Manjung
e. Mengadakan program kesedaran amalan EKSA secara berterusan melalui latihan.
5. PRINSIP PELAKSANAAN EKSA
5.1 Imej korporat
Merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan/pihak berkepentingan terhadap persekitaran, tindakan dan pencapaian setiap zon.Keselamatan persekitaran perlu diberi keutamaan. Contoh kawasan yang memerlukan penampilan imej korporat ialah:
i) Kaunter
ii) Susun atur perabot
iii) Ruang guna sama
5.2 Kreativiti dan Inovasi
Dalam usaha mempertingkatkan produktiviti di tempat kerja Warga PKD Manjung digalakkan membudayakan elemen kreativiti dan Inovasi semasa melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing.Warga PKD Manjung digalakkan untuk sentiasa berfikir di luar kotak (out of the box) untuk menghasilkan persekitaran kerja yang kondusif dan selamat. Contoh perkara yang menampak kreativiti dan Inovasi ialah:
i) Tempat simpanan alat tulis
ii) Pelabelan
iii) Memendekkan proses kerja
5.3 Amalan Hijau
Aspek amalan hijau ditekankan di tempat kerja dan membuat analisapenjimatan kepada amalan penjimatan yang dilaksanakan. Contoh amalan ialah:
i) Kitar semula
ii) Peringatan penjimatan
iii) Penjimatan elektrik
iv) Penjimatan kertas
5.4 Persekitaran Kondusif
Penekanan diberikan kepada penyampaian perkhidmatan, mesra pelanggan dan memberi keselesaan semasa berurusan. Contoh aktiviti ini ialah:
i) Kemudahan OKU
ii) Ruang kerja yang kemas
iii) Ruang menunggu
5.5 Kepelbagaian Agensi
Penilaian dalam auditan adalah merangkumi aspek generik dan khusus kerana mengambil kira kepelbagaian premis dan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan one size fits all semasa dalam amalan 5S kurang mencakupi keperluan kepelbagaian agensi.
6. PELAKSANAAN EKSA DI PKD MANJUNG
6.1 Polisi EKSA
“Mewujudkan sasaran kerja yang berkualiti ke arah menjadikan Pejabat Kesihatan Manjung sebuah agensi kerajaan yang cemerlang dan komited terhadap membudayakan EKSA.”
Motto : “SIHAT DAN CEMERLANG”
6.2 Objektif EKSA
a. Mewujudkan persekitaran kerja yang selamat, bersih, kemas dan selesa
b. Mengurangkan kos operasi dalam penyampaian perkhidmatan
c. Membantu meningkatkan tahap kepuasan pelanggan
d. Membudayakan penambahbaikan berterusan melalui inovasi dan kreativiti
6.3 Logo Amalan EKSA
6.4 Penubuhan Jawatankuasa Induk EKSA
Penaung (Pegawai Kesihatan Daerah)
Pengerusi
Jawatankuasa Latihan
Jawatankuasa Promosi
Jawatankuasa Audit
a. Peranan Penaung/Pengerusi Jawatankuasa Induk EKSA
i. Menentukan hala tuju keseluruhan dalam pelaksanaan EKSA
ii. Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA
iii. Menentukan belanjawan dan mengenalpasti sumber-sumber kewangan
iv. Menetapkan polisi, peraturan dan garis panduan
v. Mengenalpasti ahli-ahli jawatankuasa, fasilitator dan ketua-ketua zon
vi. Menetapkan sistem penghargaan dan anugerah
vii. Mengawas dan menilai kemajuan perlaksanaan EKSA (dengan bantuan JK Audit)
viii. Memberi galakan untuk penyertaan dalam aktiviti EKSA (dengan bantuan JK Promosi)
ix. Melatih dan membimbing pekerja ke arah pembentukan amalan-amalan kebersihan (dengan bantuan JK Latihan)
b. Peranan Jawatan kuasa Latihan
i. Mengenalpasti dan merancang program latihan dan kesedaran kepada warga PKD
ii. Menyediakan pelan latihan bagi memupuk kefahaman konsep dan Amalan EKSA kepada semua warga kerja PKD
iii. Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari masa ke semasa bagi mengukuh aktiviti Amalan EKSA serta amalan peningkatan kualiti yang lain. (Keperluan latihan yang diperlukan boleh dirujuk kepada hasil keputusan audit aktiviti Amalan EKSA)
iv. Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberi peluang untuk menghadiri Latihan secukupnya
d. Peranan Jawatan kuasa Audit
i. Menyediakan kriteria senarai semak proses audit dan garis panduan pelaksanaan audit
ii. Melantik juruaudit dalaman EKSA
iii. Merancang dan menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA
iv. Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang dikenalpasti semasa proses audit
v. Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu
vi. Menyediakan laporan keseluruhan audit kepada Jawatankuasa Induk Amalan EKSA PKD Manjung
vii. Menggunakan kriteria audit EKSA yang disediakan oleh MAMPU
viii. Menyemak kriteria audit dari semasa ke semasa mengikut keperluan
e. Peranan Jawatan kuasa Promosi
i. Menyediakan pelan perlaksanaan aktiviti promosi amalan EKSA
ii. Memastikan pelaksanaan pelan promosi ke arah membina kesedaran Amalan EKSA kepada semua warga kerja dalam organisasi
iii. Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi memastikan aktiviti promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang
iv. Merancang dan menganjurkan pertandingan EKSA (kebersihan, poster, banner dan lain-lain)
v. Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan
vi. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA di kalangan warga kerja kepada Jawatankuasa Induk
i. Menentukan hala tuju keseluruhan dalam pelaksanaan EKSA
ii. Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA
iii. Menentukan belanjawan dan mengenalpasti sumber-sumber kewangan
iv. Menetapkan polisi, peraturan dan garis panduan
v. Mengenalpasti ahli-ahli jawatankuasa, fasilitator dan ketua-ketua zon
vi. Menetapkan sistem penghargaan dan anugerah
vii. Mengawas dan menilai kemajuan perlaksanaan EKSA (dengan bantuan JK Audit)
viii. Memberi galakan untuk penyertaan dalam aktiviti EKSA (dengan bantuan JK Promosi)
ix. Melatih dan membimbing pekerja ke arah pembentukan amalan-amalan kebersihan (dengan bantuan JK Latihan)
b. Peranan Jawatan kuasa Latihan
i. Mengenalpasti dan merancang program latihan dan kesedaran kepada warga PKD
ii. Menyediakan pelan latihan bagi memupuk kefahaman konsep dan Amalan EKSA kepada semua warga kerja PKD
iii. Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari masa ke semasa bagi mengukuh aktiviti Amalan EKSA serta amalan peningkatan kualiti yang lain. (Keperluan latihan yang diperlukan boleh dirujuk kepada hasil keputusan audit aktiviti Amalan EKSA)
iv. Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberi peluang untuk menghadiri Latihan secukupnya
d. Peranan Jawatan kuasa Audit
i. Menyediakan kriteria senarai semak proses audit dan garis panduan pelaksanaan audit
ii. Melantik juruaudit dalaman EKSA
iii. Merancang dan menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA
iv. Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang dikenalpasti semasa proses audit
v. Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu
vi. Menyediakan laporan keseluruhan audit kepada Jawatankuasa Induk Amalan EKSA PKD Manjung
vii. Menggunakan kriteria audit EKSA yang disediakan oleh MAMPU
viii. Menyemak kriteria audit dari semasa ke semasa mengikut keperluan
e. Peranan Jawatan kuasa Promosi
i. Menyediakan pelan perlaksanaan aktiviti promosi amalan EKSA
ii. Memastikan pelaksanaan pelan promosi ke arah membina kesedaran Amalan EKSA kepada semua warga kerja dalam organisasi
iii. Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi memastikan aktiviti promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang
iv. Merancang dan menganjurkan pertandingan EKSA (kebersihan, poster, banner dan lain-lain)
v. Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan
vi. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA di kalangan warga kerja kepada Jawatankuasa Induk
